Back-ups. Geen ondernemer zal de noodzaak ervan ontkennen. Toch blijkt uit onderzoek van KPN dat 39 procent van de Nederlandse MKB’ers onvoldoende is voorbereid op een mogelijk verlies van bedrijfsgegevens. Zo’n 17 procent maakt zelfs nooit een back-up. Een gemiste kans, want er zijn prima oplossingen voorhanden.

Tape

Veel MKB’ers maken voor hun back-ups nog altijd gebruik van tape. Dat klinkt nogal belegen en ouderwets, en dat is het natuurlijk ook. De methode kan weliswaar voldoen, maar is tegelijkertijd bewerkelijk en kwetsbaar. Onderzoek van Gartner wijst uit dat slechts de helft van alle op tape vastgelegde back-ups ook daadwerkelijk bruikbaar is. Een verontrustend laag percentage. Maak je gebruik van tapes, dan doe je er dus verstandig aan om eens te checken of er eigenlijk wel echt volwaardige back-ups op staan. Zo ja, prima, niks aan de hand. Zo niet, dan bieden ze je slechts valse veiligheid en zul je een alternatieve oplossing moeten zoeken.

NAS & RAID

Een aantrekkelijk voorbeeld van zo’n alternatieve oplossing is een RAID van NAS-schijven. NAS staat voor Network Attached Storage en is in principe niets anders dan een externe harde schijf die zich via het bedrijfsnetwerk laat benaderen. De kracht van deze oplossing gaat echter schuil in de tweede afkorting: RAID (Redundant Array of Independent Disks). NAS-schijven kunnen namelijk ‘in serie geschakeld’ worden – ofwel ‘in RAID’ – waardoor alle data altijd op ten minste twee schijven tegelijk wordt opgeslagen. Zo verzeker je jezelf van een doorlopende back-up en betekent een gecrashte harde schijf niet langer dataverlies, maar slechts prestatieverlies. Tot hij vervangen wordt en de gehele RAID weer op volle kracht verder kan.

Een dergelijk NAS-systeem is niet duur. Voor een kleine € 200,- heb je al een exemplaar waarin twee in RAID geschakelde schijven kunnen worden geplaatst.

Calamiteiten

Toch kent een RAID / NAS-combinatie ook een belangrijk nadeel, en dat is het gebrek aan mobiliteit. Want waar de ouderwetse tape nog simpelweg in het dashboardkastje past, gaat niemand elke avond met een compleet NAS-systeem in de file staan. Bij calamiteiten als brand, overstroming en diefstal voldoet een NAS-systeem daarom niet. Althans, niet als je hem opstelt binnen de muren van je bedrijfspand, wat meestal het geval zal zijn. Daarnaast vereisen calamiteiten een andere oplossing dan slechts een back-up van losse data.

Image

In crisissituaties heb je namelijk liever een complete ‘image’ van de gehele ICT-infrastructuur tot je beschikking. Naast een back-up van losse bedrijfsdata dus óók van het complete besturingssysteem en alle bedrijfsapplicaties. Zodat je die als één werkend geheel kunt terugzetten op nieuwe apparatuur als de oude verloren is gegaan, en je bedrijf weer betrekkelijk snel volledig op de rails staat.

Co-locatie

De meest riante oplossing bij calamiteiten is echter een zogenaamde ‘co-locatie’. Dat is een complete, werkende omgeving op afstand, bestaande uit een kopie van alle sofware én hardware die je in gebruik hebt. Zo’n kopie kan in crisissituaties de volledige bedrijfsvoering direct overnemen, waardoor je in principe helemaal geen downtime meer hebt. Voor een dergelijke fraaie constructie moet je echter wel voldoende geld in kas hebben.

5 tips voor een goed back-upbeleid:

Zet je back-upserver nooit in de kelder, maar op een hogere verdieping (niet de hoogste). Kelders en zolders zijn immers het meest gevoelig voor wateroverlast.
Maak frequent back-ups en hanteer daarbij verschillende frequenties voor belangrijke en minder belangrijke bestanden.
Vergeet niet om geregeld ook back-ups te maken van de bedrijfswebsite.
Bewaar back-ups onder verschillende versienummers en over een langere periode. Soms worden beschadigde gegevens immers niet direct opgemerkt, waardoor de meest recente back-up niet zal voldoen voor het herstellen van een bestand dat al langer geleden onbruikbaar is geworden.
Test je back-ups regelmatig, zodat je er zeker van bent dat ze geen valse veiligheid bieden.

Cloud

Welke back-upoplossing in jouw situatie het meest geschikt is, wordt vooral bepaald door de grootte en complexiteit van je bedrijfsvoering. En natuurlijk door het budget dat je te besteden hebt. In alle gevallen geldt echter dat de cloud voor het opslaan van back-ups een prima omgeving is. In de cloud staan je gegevens immers per definitie buiten het eigen pand opgeslagen en heb je er altijd en overal directe toegang toe.

Uitbesteden, voor grote MKB’ers

Grote MKB’ers, met een ingewikkelde bedrijfsvoering, zullen voor hun back-upbeleid al snel aankloppen bij hun ICT-partner. Ook liggen er natuurlijk mogelijkheden om speciaal voor back-ups zaken te doen met een derde partner. Reken daarbij op prijzen vanaf ongeveer € 1,- per GB (externe) opslagruimte, voor een standaardservice bestaande uit automatische, periodieke back-ups van documenten, databases en e-mails. Maatwerk, zoals een co-locatie, zal natuurlijk een stuk prijziger uitvallen en zul je zelf moeten uitonderhandelen.

Zelf doen, voor kleine MKB’ers

Voor kleine MKB’ers, of ZZP’ers, ligt de situatie simpeler. Zeker als hun bedrijfsvoering niet veel meer omvat dan een enkele pc. Zo kun je met Windows 7 snel en eenvoudig zelf back-ups of zelfs complete systeemkopieën (zoals Microsoft ‘images’ noemt) genereren. Lees hier hoe je dat precies doet. Het onderbrengen in de cloud is vervolgens ook geen probleem, dankzij de vele online opslagdiensten die de laatste tijd als paddenstoelen uit de grond schieten. Enkele voorbeelden: OneDrive, Google Drive, Box, hubiC en pCloud.

Oorspronkelijk geschreven voor MKB Servicedesk (2012)
Auteur: Henk Jansen