Welke vorm van telefonie past het beste bij jouw bedrijf? Is dat je huidige analoge telefooncentrale? Een nieuwe VoIP-centrale? Hosted VoIP? Of houd je het laagdrempelig en gebruik je gewoon Skype of VoipBuster?

De uiteindelijke keuze wordt vooral bepaald door twee variabelen. Ten eerste hoe je verwacht dat je bedrijf zich de komende jaren zal ontwikkelen en ten tweede het aantal medewerkers dat je in dienst hebt.

De klassieke telefooncentrale
Laten we beginnen met het eerste punt. Stel je bezit een weliswaar klassieke, maar nog prima functionerende analoge telefooncentrale. Je verwacht geen grote verandering in het aantal medewerkers en ook niet in de manier van werken. Kortom, je bedrijfsvoering blijft in grote lijnen stabiel. In dat geval is er eigenlijk geen goede reden te bedenken waarom je niet gewoon alles bij het oude zou laten.

Een telefooncentrale op basis van VoIP (Voice over IP) biedt weliswaar allerlei voordelen, maar VoIP-centrales zijn duur. Ze kosten al gauw enkele duizenden euro’s. Voldoet je huidige centrale dus nog volledig aan je wensen, dan is het slim om hem gewoon te blijven gebruiken tot hij ‘op’ is.

De meerwaarde van VoIP

Ervaar je echter regelmatig beperkingen van je telefooncentrale, of loopt hij op zijn laatste benen, dan is het goed om je eens serieus in VoIP te verdiepen. Zeker als je behoefte hebt aan extra functionaliteit, schaalbaarheid en flexibiliteit. VoIP biedt namelijk juist op deze drie punten veel meer dan een klassieke centrale.

Enkele voorbeelden: met VoIP kun je eenvoudig bellers in de wachtrij plaatsen en een welkomstboodschap of keuzemenu aanbieden. VoIP biedt een prettige schaalbaarheid doordat het aantal telefoonlijnen en toestellen maandelijks of soms zelfs per dag te wijzigen is. VoIP biedt de mogelijkheid om telefonie rechtstreeks te koppelen aan Outlook of CRM-software.

En tot slot: VoIP sluit naadloos aan bij Het Nieuwe Werken. Een laptop of smartphone met VoIP-software aan boord is in principe al genoeg om waar ook ter wereld te kunnen bellen alsof je gewoon op kantoor zit. Tegen normale Nederlandse tarieven, ook al ben je op dat moment in New York.

De randvoorwaarde voor VoIP

De belangrijkste randvoorwaarde om te kunnen bellen met VoIP is de aanwezigheid van een snelle en betrouwbare internetverbinding. VoIP is in principe immers niets anders dan telefonie via internet en daarom direct afhankelijk van voldoende beschikbare bandbreedte. Thuis of via een mobiele telefoon zal dat niet snel problemen opleveren, maar in een kantooromgeving ligt de situatie anders. Daar is het aan te raden om in elk geval twee aparte internetverbindingen te gebruiken: een voor data en een voor spraak.

Maar eigenlijk wordt VoIP pas echt betrouwbaar en interessant bij gebruik van een glasvezelverbinding. Heb je daar als bedrijf toegang toe, dan kun je zonder veel zorgen gebruik gaan maken van VoIP. Zelfs als je met heel veel medewerkers tegelijk heel veel belt.

Gratis VoIP, voor ZZP’ers

Ben je echter ZZP’er, dan is glasvezel natuurlijk geen noodzaak. Je kunt in dat geval prima gebruik maken van een standaard breedbandverbinding, gecombineerd met gratis VoIP-diensten als Skype of VoipBuster. Hiermee kun je zeer gemakkelijk en goedkoop naar vaste en mobiele nummers bellen, zowel in binnen- als buitenland.

Hosted VoIP, voor kleine MKB’ers

Zodra je bedrijf echter meer dan een handvol werknemers telt, is skypen natuurlijk geen optie meer. Dan wil je een professionelere oplossing. Maar welke? Een eigen VoIP-centrale? Probeer die als kleine MKB’er maar eens terug te verdienen binnen redelijke termijn. Nee, voor kleine bedrijven ligt het meer voor de hand zich te oriënteren op Hosted VoIP, ofwel telefonie vanuit de cloud.

De investeringskosten beperken zich tot de aanschaf van telefoontoestellen, dus dat is een prettig begin. Overige kosten: een basisaccount vanaf 6 à 8 euro per gebruiker per maand en gesprekskosten die gemiddeld zo’n 20 à 40 procent lager liggen dan de standaardtarieven.

De voordelen van Hosted VoIP

Hosted VoIP munt uit in schaalbaarheid en flexibiliteit, net als andere diensten uit de cloud. Zo kun je snel en gemakkelijk het aantal accounts wijzigen of extra functionaliteiten toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan telefonisch vergaderen met meerdere personen tegelijk of de integratie van vast en mobiel tot slechts één toestel en telefoonnummer.

Let er echter wel op dat je aanbieder met ‘open voice’-standaarden werkt. Want alleen dan zal iedere desktop, laptop, tablet of smartphone zonder problemen kunnen communiceren met de VoIP-dienst, ongeacht of er Windows, Linux, Android of iOS op draait.

Tot slot heb je met Hosted VoIP geen omkijken naar onderhoud, back-ups of upgrades (dat is immers de taak van de leverancier) en draait alles in een professioneel datacentrum. Vaak ook nog ‘redundant’ (dubbel), zodat de kans op uitval zeer klein is. Mits je internetverbinding in de lucht blijft natuurlijk.

Een eigen VoIP-centrale, voor grote MKB’ers

Wanneer je een groter bedrijf hebt, pakweg vanaf zo’n 20 à 30 medewerkers, wordt het interessant om eens door te laten rekenen of de aanschaf van een eigen VoIP-centrale zich binnen aanvaardbare termijn laat terugverdienen. Inclusief kosten voor beheer, dat spreekt voor zich. Kom je daarbij uit op ongeveer 5 à 7 jaar, dan is een eigen centrale geen raar idee. Daar zijn de deskundigen het wel over eens. Blijft staan dat je als bedrijf wel de kennis en tijd in huis moet hebben om het beheer van de centrale volledig voor eigen rekening te nemen.

Oorspronkelijk geschreven voor MKB Servicedesk (2012)
Auteur: Henk Jansen